Projektmanagement-Software: Asana oder awork für Ihr Team?
Ein internes Produktteam bewertet Aufgaben und Abhängigkeiten anders als eine Agentur mit abrechenbaren Kundenstunden. Vergleichen Sie daher nicht nur Boardansichten, sondern auch Kapazitätsplanung, Budgetkontrolle und externe Freigaben.
Anbieter für die Vorauswahl
Die hier beschriebenen Funktionen stammen aus veröffentlichten Produktunterlagen. Ein Praxistest mit bezahlten Konten wurde von Sofelyx nicht durchgeführt.
| Lösung | Dokumentierter Schwerpunkt | In der Demo prüfen | Quelle |
|---|---|---|---|
| Asana | Aufgaben, Projektansichten, Statusmeldungen und teamübergreifende Zusammenarbeit | In der gewünschten Edition Abhängigkeiten, externe Rollen und Reporting prüfen | Dokumentation ↗ |
| awork | Projektplanung mit Zeiterfassung und Bezug zu Kundenbudgets | Stundenerfassung, geplante gegen gebuchte Stunden und Berechtigungen demonstrieren lassen | Dokumentation ↗ |
Interne Projekte und Kundenaufträge unterscheiden
Ein IT-Team kann zweiwöchige Lieferzyklen organisieren und vor allem Arbeitspakete, Verantwortliche und Blocker sehen wollen. Für eine Marketingagentur mit mehreren Retainern ist die Übersicht über gebuchte Stunden und verbleibende Kapazität entscheidend.
Wählen Sie einen fiktiven Beispielauftrag mit Budget, vier Arbeitspaketen und einer externen Freigabe. Erst mit gleichen Eingaben lassen sich beide Systeme sinnvoll vergleichen.
Zeiten, Ressourcen und Budgets
awork dokumentiert Zeiterfassung unmittelbar an Projekten und Aufgaben sowie Auswertungen im Budgetkontext. Prüfen Sie die tatsächlich im gewünschten Tarif enthaltenen Auswertungen und die Übergabe an eine Rechnungssoftware.
Asana dokumentiert Projekt- und Aufgabensteuerung mit verschiedenen Ansichten. Für die Abrechnung nach Stunden sollten Sie konkret zeigen lassen, wie Ist-Zeiten aufgenommen oder über Schnittstellen aus anderen Anwendungen übernommen werden.
Datenzugriff im Agenturalltag
Bei mehreren Kunden müssen Freigaben und Dokumente sauber voneinander getrennt bleiben. Ein externer Auftragnehmer sollte nicht automatisch Projektinformationen anderer Kunden lesen können. Stellen Sie deshalb die Rollen und Exportmöglichkeiten bereits im Pilotversuch ein.
Im Rahmen der DSGVO sind Auftragsverarbeitungsbedingungen, Subunternehmer, Speicherorte und Löschprozesse zu prüfen. Auch wenn der Anbieter technische Maßnahmen beschreibt, bleibt das interne Berechtigungsmodell Aufgabe Ihres Unternehmens.
Echte Einführungsaufwände einrechnen
Planen Sie mit einer Pilotgruppe, die vorhandene Aufgaben, Zeitbuchungen und einen Projektabschluss vollständig abbildet. Vergleichen Sie geplante Stunden mit gebuchten und dokumentieren Sie die Abweichung. Das erleichtert eine spätere Entscheidung ohne unhaltbare Produktversprechen.
Die drei Kostenarten Nutzungsgebühren, Einführung und laufende Betreuung sollten im Angebot getrennt stehen. Das interaktive Modell rechnet mit Ihren Eingaben, keine veröffentlichten Listenpreise werden übernommen.
Interaktiver Rechner
Geben Sie Ihre angenommenen Lizenz-, Betreuungs- und Einführungskosten ein. Es werden keine Herstellerpreise behauptet.
Weitere Vergleiche für den nächsten Schritt
Die verlinkten Seiten beantworten unterschiedliche Kaufabsichten. Prüfen Sie Funktionsumfang und Vertragsbedingungen beim Anbieter und verlangen Sie eine passende Demonstration.
Redaktionelle Verknüpfungen geprüft am 13. Oktober 2026. Keine kommerziellen Produktkonten getestet.
Praxis-Dossier · Deutschland · Oktober 2026
Projektmanagement: Auslastung, Übergaben und Projektrisiko prüfen
Ein Vergleich zwischen Asana und awork muss den Alltag der Organisation abbilden. Aufgabenlisten allein beweisen nicht, dass Budget, externe Zusammenarbeit und Ressourcenplanung auch zusammen funktionieren.
Von der Kundenanfrage zur Übergabe: der gleiche Praxisfall
Legen Sie einen Testauftrag mit Briefing, Konzeption, Umsetzung, Qualitätsprüfung und Freigabe an. Ordnen Sie Rollen und feste Termine zu und erzeugen Sie mindestens zwei Abhängigkeiten. Prüfen Sie, ob die Software einen verspäteten Freigabeschritt als Blockade zeigt und wie einfach sich das Gesamtprojekt danach umplanen lässt. Dokumentieren Sie den tatsächlichen Ablauf, nicht die Anzahl bunter Ansichten.
Asana beschreibt unter anderem Listen-, Board-, Kalender- und Zeitachsenansichten sowie je nach Tarif weitere Möglichkeiten wie Portfolios. awork stellt den Projektbezug von Zeiteinträgen, Plan-Ist-Analysen und Budgets heraus. Daraus folgt nicht, dass jede Funktion in jedem Paket enthalten ist. Fordern Sie für beide Produkte eine schriftliche Funktionsliste der angebotenen Edition und testen Sie kritische Abläufe in einer Demo.
Ein externer Dienstleister sollte nur bestimmte Aufgaben, Kommentare und Dateien sehen können. Simulieren Sie den Austritt aus dem Team und prüfen Sie, ob Zugriffe auf Projektverläufe und Dokumente nachvollziehbar entzogen werden. Für Agenturen lohnt sich zusätzlich die Frage, wie abrechenbare und interne Stunden getrennt werden.
Die tatsächlich verfügbare Kapazität ist kleiner als die Soll-Arbeitszeit
Rechnen Sie zuerst mit der verfügbaren Wochenkapazität und ziehen Sie regelmäßige Meetings, Abstimmung, interne Aufgaben und Abwesenheiten ab. Werden Projektstunden nur auf dem Papier verteilt, bleibt die eigentliche Engpassrolle verborgen. Vergleichen Sie daher die Anzeige von verplanten Stunden mit dem Zeitnachweis und halten Sie die Ursachen für Abweichungen fest.
Bei einer Testwoche sollten mindestens zwei parallele Projekte um dieselbe Person konkurrieren. Beobachten Sie, wie die Anwendung Prioritäten, Terminverschiebungen und Warnungen sichtbar macht. Ein Dashboard kann informieren; eine Entscheidung über Projektzusagen kann es nicht ersetzen. Mit dem Rechenwerkzeug weiter unten lassen sich geplante Stunden und netto verfügbare Teamstunden gegenüberstellen. Es benutzt ausschließlich Ihre Eingaben.
Ein Projektbudget sollte Kosten, erwartete Stunden, freigegebene Zusatzleistungen und Restbudget getrennt ausweisen. Prüfen Sie, ob ein exportierter Zeitbericht eine nachvollziehbare Verbindung zur Aufgabe enthält, und ob die Zahlen nachträglich geändert werden können, ohne dass die Änderung erkennbar bleibt.
Einführung in Etappen statt einer riesigen Migration
Starten Sie mit einer Projektvorlage, wenigen Pflichtfeldern und zwei echten Nutzungsgruppen. Definieren Sie vor der Einführung messbare Erfolgskriterien: weniger vergessene Freigaben, belastbarere Wochenplanung und einheitliche Zeiteinträge. Erst danach sollten Spezialregeln, umfangreiche Automationen und weitere Abteilungen folgen.
Klären Sie vor Vertragsschluss die Kosten zusätzlicher Nutzer, Gastzugänge, Rollenverwaltung, Datenexport, Schnittstellen und Support. Halten Sie auch fest, wie offene Projekte nach einem Anbieterwechsel weitergeführt werden könnten. Ein verständlicher Ausstiegsplan ist Teil einer professionellen Tool-Auswahl.
Diese Nachweise gehören in Ihre Test-Demo
| Prüfpunkt | Benötigter Nachweis |
|---|---|
| Abhängigkeiten und blockierte Freigaben | Mit Testdaten nachvollzogen, Ergebnis dokumentiert und Tarif bestätigt |
| Teamkapazität und parallele Projektlast | Mit Testdaten nachvollzogen, Ergebnis dokumentiert und Tarif bestätigt |
| Abrechenbare und interne Zeiterfassung | Mit Testdaten nachvollzogen, Ergebnis dokumentiert und Tarif bestätigt |
| Externe Zugriffsrechte und Datenexport | Mit Testdaten nachvollzogen, Ergebnis dokumentiert und Tarif bestätigt |
| Preis je Teamgröße und Erweiterung | Mit Testdaten nachvollzogen, Ergebnis dokumentiert und Tarif bestätigt |
Herstellerquellen und Prüfung
Weitere konkrete Leitfäden : ERP-Einführung planen · HR-Software auswählen
Häufige Fragen
Wann ist eine integrierte Zeiterfassung wichtig?
Vor allem bei Aufträgen, deren Budget oder Abrechnung an tatsächlich geleistete Stunden gebunden ist.
Kann Asana für Agenturen reichen?
Ja, abhängig von Aufgaben, externen Rollen und eventuell ergänzter Zeitbuchung. Prüfen Sie einen vollständigen Ablauf.
Ist awork auf Agenturen beschränkt?
Der Anbieter richtet sich stark an Agenturen und projektbasierte Dienstleister. Die Eignung hängt trotzdem vom eigenen Arbeitsprozess ab.
Wie wird der Datenschutz getestet?
Mit künstlichen Projekten und Gastrollen. Zugriff, Exporte, Vertragsbedingungen und Löschverfahren gehören in die Checkliste.
Sollten wir sofort alle Projekte umstellen?
Ein Pilotauftrag reduziert Migrationsfehler. Legen Sie vor dem Import ein Rückfallverfahren fest.
Wie entstehen die Kosten der Simulation?
Nur über selbst eingegebene Nutzerzahlen, monatliche Gebühren, Wartung und Einführungsaufwand.
Offizielle Quellen
Quellen geprüft: 13. Oktober 2026.
Allgemeine Informationen ohne verbindliches Angebot. Sofelyx hat keine bezahlten Produktkonten unter identischen Bedingungen geprüft. Preise und Funktionen beim Anbieter bestätigen.