01 · Identifica el problema
Cómo funciona una solicitud de vacaciones completa
El empleado consulta su saldo, elige un intervalo y solicita la ausencia. El responsable comprueba calendario de equipo, festivos, días laborables y límites del convenio; decide y documenta el motivo organizativo sin exponer información innecesaria. Solo entonces se actualiza el saldo y se notifica la decisión. Si otra persona ya está de vacaciones en esas fechas, el sistema debe advertir el solapamiento y permitir una revisión humana.
Una pyme puede tener vacaciones en días naturales, días laborables o reglas específicas de convenio. No conviene convertir todos los saldos a una fórmula genérica. El Estatuto de los Trabajadores establece mínimos legales y reglas de fijación y conocimiento de vacaciones; la configuración exacta exige comprobar convenios, contratos y calendarios aplicables.
Ausencias no es lo mismo que vacaciones
Permisos retribuidos, incapacidad temporal, licencias no retribuidas, formación y horas compensadas pueden producir efectos distintos en saldo y nómina. Separa categoría, documentación y aprobación. Un sistema que descuenta automáticamente todas las ausencias de vacaciones no es un sustituto del análisis laboral.
02 · Prueba antes de pagar
Seis tareas iguales para comparar proveedores
Ejecuta estas tareas con registros ficticios. Anota edición y fecha de la demo, los permisos usados, los pasos completados, el resultado esperado y cualquier intervención del soporte. La tabla ofrece un guion, no pruebas propias realizadas sobre los productos.
| Proceso | Tarea de prueba | Evidencia que pedir |
|---|---|---|
| Saldo de vacaciones | Persona solicita dos días | ¿Descuenta solamente tras aprobación configurada? |
| Solapamiento | Dos solicitudes para la misma semana | ¿Alerta sobre cobertura sin decidir por sí solo? |
| Medios días | Solicitar medio día según convenio | ¿Calcula unidades correctas? |
| Festivos | Añadir un festivo local al rango | ¿Aplica correctamente el calendario asignado? |
| Documentación | Registrar un permiso justificado | ¿Limita el contenido médico visible? |
| Histórico | Rechazar y volver a revisar una solicitud | ¿Mantiene autor, fecha y decisión? |
03 · Escenario de empresa
Ejemplo: vacaciones solapadas en un equipo de siete
Una oficina necesita cinco personas disponibles para atender clientes. Ya hay una persona fuera y llegan dos solicitudes para el mismo lunes. Si ambas se concedieran, quedarían cuatro personas disponibles; el equipo estaría por debajo de su umbral operativo. La herramienta debe señalarlo, no afirmar que una solicitud sea ilegal. La persona responsable decide atendiendo a normativa, convenio, acuerdos y necesidades.
En la prueba introduce además un festivo local y una solicitud que cambia de fecha tras la aprobación. Revisa si el calendario refleja todas las decisiones, si el saldo de vacaciones es coherente y si la asesoría recibe únicamente los códigos de ausencia necesarios. La ayuda de Factorial describe solicitudes, aprobaciones y saldo, pero su existencia documental no garantiza el mismo funcionamiento en todos los planes.
Cuatro situaciones frecuentes de gestión
| Situación | Qué evaluar | Qué comprobar |
|---|---|---|
| Solicitud de vacaciones en temporada alta | Calendario del equipo y aprobador | Solapamiento y respuesta trazable |
| Baja médica | Categoría, tratamiento separado y confidencialidad | Evitar detalles clínicos en listados |
| Permiso por cuidado familiar | Clasificación según normativa aplicable | Pedir documentación proporcional |
| Bolsa de horas | Saldo de compensaciones distinto de vacaciones | Exportar saldo y ajustes con historial |
04 · Simulación local
Comprobador orientativo de solapamiento de ausencias
Simula únicamente cobertura operativa del equipo. No decide derechos de vacaciones ni valora justificaciones médicas o permisos.
No se envía información al servidor. Los datos solo intervienen en este cálculo local y no se guardan.
05 · Elección informada
Protección de datos y justificantes
La AEPD explica que los justificantes deben respetar el principio de minimización: para determinados permisos basta acreditar una circunstancia y no es necesario incorporar información clínica adicional. Pide a cada proveedor separar el dato administrativo de ausencia y cualquier documentación sensible. Prueba con roles ficticios: un compañero debería conocer si hay cobertura, no leer justificantes médicos.
Al migrar desde hojas de cálculo o un sistema anterior, conserva fecha, tipo, estado y responsable de cada solicitud en el grado necesario para las obligaciones aplicables. No copies historiales de salud indiscriminadamente. Antes de contratar verifica el calendario de festivos, los tipos de saldo, el exportador para nóminas, las restricciones de acceso y las reglas de conservación.
06 · Dudas habituales
Preguntas frecuentes
¿Puede el programa rechazar vacaciones automáticamente?
Puede alertar de solapamientos, pero la decisión debe respetar las normas, acuerdos y la revisión que corresponda.
¿Cuántos días de vacaciones corresponden?
Depende de la normativa y convenio aplicables; el Estatuto fija mínimos, no todas las reglas de cómputo.
¿Las bajas médicas descuentan vacaciones?
No debes tratarlas como vacaciones por defecto. Define correctamente cada tipo de ausencia.
¿Cómo pruebo un conflicto de vacaciones?
Registra una ausencia aprobada y dos solicitudes coincidentes; examina alertas, aprobación y saldo.
¿Se pueden solicitar medios días?
Depende del régimen aplicable y de la configuración del software.
¿El responsable puede ver un diagnóstico?
Solo cuando exista habilitación jurídica y necesidad concreta; aplica minimización y permisos restringidos.
¿Cómo sé si el saldo es correcto?
Reproduce un calendario con festivos, altas a mitad de año, jornadas y reglas de convenio verificadas.
¿Qué debo exportar si cambio de proveedor?
Histórico de solicitudes, fechas, estados, responsables y saldos con las precauciones de privacidad necesarias.
07 · Verificación editorial
Fuentes oficiales y lecturas relacionadas
Revisión editorial del 13/10/2026. Las reglas de convenio y los planes comerciales pueden variar. Las referencias prueban lo que documentan sus autores, no el comportamiento de todas las cuentas ni una demostración realizada por Sofelyx.
- BOE: Estatuto de los Trabajadores, vacaciones y permisos
- AEPD: justificantes de ausencia y datos de salud
- Factorial: solicitudes y aprobaciones de ausencias
Continúa evaluando
Guía en fase de staging. Sin pruebas propias con cuentas de fabricante, puntuaciones inventadas ni promesas de cumplimiento automático. Antes de contratar revisa normativa, convenio, condiciones de tratamiento y presupuesto.