01 · Flujo
Del presupuesto enviado a la factura emitida
Un presupuesto define una propuesta comercial, pero su aceptación no sustituye por sí misma todos los requisitos de una factura. En empresas de servicios, reformas y trabajos por fases, el problema frecuente es perder qué condiciones se pactaron cuando se edita un documento o se reciben pagos antes de terminar.
El software debería permitir crear versiones, fijar fecha, detallar conceptos, descuentos y condiciones, registrar la aceptación y conservar referencias al documento final. Pide una demo en un entorno ficticio: versión A con tres líneas, versión B con cambio de alcance y conversión sin reescribir los datos. Comprueba qué ocurre al modificar un presupuesto ya aceptado: idealmente debe quedar rastro documental, no sobrescribir la versión histórica.
| Etapa | Dato que debes conservar | Prueba |
|---|---|---|
| Propuesta inicial | Número interno, fecha, cliente, conceptos y condiciones | Crear y exportar versión A |
| Cambios | Qué cambió y quién lo aceptó | Generar versión B sin perder A |
| Aceptación | Medio, fecha y versión aceptada | Encontrar la aceptación después |
| Anticipo | Cobro y documento fiscal correspondiente | Identificar anticipo sin duplicar cobros |
| Factura final | Relación con presupuesto y documentos anteriores | Ver sumas y referencias |
| Rectificación | Referencia al documento original | Comprobar trazabilidad sin borrar facturas |
02 · Requisitos reales
Presupuesto, anticipo y factura rectificativa son cosas distintas
El RD 1619/2012 regula el contenido y la expedición de facturas. Un presupuesto comercial no se convierte automáticamente en una factura válida al cambiar el título del PDF. Cuando se cobra un anticipo de una operación sujeta a IVA, la AEAT explica que el IVA se devenga con el cobro anticipado, con los matices aplicables a cada operación.
También debes distinguir descuento comercial, modificación de la base imponible y corrección de una factura emitida. El artículo 15 del Reglamento describe cuándo procede factura rectificativa. El programa debe permitir el proceso correcto y conservar la referencia, sin borrar silenciosamente el original.
Ejemplo hipotético: una instalación pasa de 1.000 a 1.200 euros de base presupuestada y el cliente paga un anticipo. El programa tendría que separar las versiones comerciales de los documentos fiscales y registrar su relación. Evita determinar cuotas reales sin comprobar tipo de IVA, territorio y reglas de devengo con asesoría.
03 · Demostración
Seis pruebas que separan una herramienta útil de una plantilla
- Crear dos presupuestos ficticios con referencias diferentes y enviar solo al correo de demostración.
- Modificar el alcance después de enviar la primera versión; recuperar ambas.
- Registrar una aceptación con fecha y documento asociado.
- Incorporar un anticipo de prueba y localizar el documento fiscal que corresponda.
- Convertir en factura final sin duplicar conceptos, descuentos ni importes ya cobrados.
- Simular una corrección legítima y recuperar el documento original junto a su rectificativa.
Cronometra tú mismo el flujo en cada edición comercial y anota clics, errores y tareas manuales. La auditoría recomendaba una demo cronometrada de tres programas; Sofelyx no ha realizado esa prueba y por eso no publicamos tiempos inventados.
| Error durante la prueba | Qué preguntar |
|---|---|
| Cambiar un presupuesto destruye la versión anterior | ¿Se conserva la propuesta aceptada? |
| Un anticipo aparece como pago sin factura | ¿Cómo se documenta el devengo y la facturación? |
| La factura final duplica el anticipo | ¿Cómo relaciona los documentos? |
| Un cambio altera facturas emitidas | ¿Hay mecanismo de rectificativa y registro histórico? |
| El PDF sale bien pero no exporta datos | ¿Cómo migrar ofertas y facturas? |
04 · Calculadora didáctica
Simula líneas, descuentos, impuesto y anticipo
Calcula un presupuesto ficticio de tres líneas y un posible importe pendiente tras un anticipo. Ajusta cantidades, precios, descuento, tipo impositivo de ejemplo y anticipo. La herramienta no crea una factura ni decide el IVA legal aplicable.
Ejemplo con una sola tasa de impuesto para simplificar la aritmética. Un anticipo real puede implicar factura y devengo cuando se cobra; consulta normativa y asesoría antes de emitir documentos.
05 · Compra
Elegir según tu forma de vender
El mejor flujo para un profesional que vende servicios por horas puede ser demasiado limitado para una empresa de reformas que factura por hitos o para una distribuidora que convierte pedidos y albaranes. En lugar de buscar «presupuestos ilimitados», solicita una demostración del documento de aceptación, la versión modificada y la regularización del anticipo.
| Negocio | Función prioritaria | Prueba concreta |
|---|---|---|
| Servicio profesional | Versiones, firma o aceptación verificable | Propuesta revisada y aprobación |
| Reformas e instalaciones | Partidas, hitos y anticipos | Facturar fase y conservar saldo pendiente |
| Distribución | Oferta, pedido, albarán y factura | Evitar entradas duplicadas |
| Equipo comercial | Roles y aprobación de descuentos | Comercial propone; administración factura |
Para identificar candidatos consulta Holded, Billin y el hub de facturación. Estas fichas no equivalen a ensayos propios ni validan una función por plan. Si tu reto principal es el acceso compartido, revisa facturación online.
06 · Contrato y continuidad
Archivo, exportación y cambios fiscales
Antes de pagar, pide exportar presupuestos aprobados, versiones y facturas relacionadas. Debes poder identificar qué factura deriva de qué oferta; un simple PDF sin referencias puede complicar una migración. Solicita al proveedor la política de retención y precio de exportación si la hay, además de las condiciones para editar o consultar documentos tras cancelar el plan.
Los requisitos de los sistemas informáticos de facturación se revisan por separado en VERI*FACTU y requisitos. La AEAT publica avisos y cambios previstos: antes de contratar una edición verifica el calendario y la documentación real del fabricante.
07 · Dudas específicas
Preguntas frecuentes para decidir
¿Un presupuesto aceptado vale como factura?
No debe tratarse como sustituto general de la factura. El Reglamento de facturación exige unos contenidos y condiciones para las facturas.
¿Necesito facturar un anticipo?
Los cobros anticipados pueden producir el devengo del IVA en el momento del cobro. El tratamiento y documento concreto dependen de la operación y normativa aplicable.
¿Puedo rectificar borrando una factura emitida?
Debes comprobar si procede factura rectificativa conforme al artículo 15 del RD 1619/2012. Borrar el historial es una mala prueba de trazabilidad.
¿Cómo comparar programas de presupuestos?
Ejecuta las mismas seis tareas ficticias: crear, versionar, aceptar, anticipo, emitir y corregir. Anota las evidencias antes de pagar.
¿El simulador genera una factura válida?
No. Calcula una hipótesis con un único tipo de impuesto elegido por el usuario. No asigna numeración fiscal ni garantiza el tratamiento tributario.
¿Por qué la calculadora permite cambiar el tipo de impuesto?
Porque las operaciones pueden requerir tipos o tratamientos distintos. El valor inicial solo es un supuesto de aritmética, no una recomendación fiscal.
¿Qué pasa si el cliente cambia el trabajo presupuestado?
Conserva el presupuesto aceptado y documenta el cambio de condiciones. Prueba si la herramienta guarda versiones y referencias.
¿Puedo exportar históricos de presupuestos y facturas?
Depende del proveedor y de la edición. Pide una exportación completa de prueba y revisa los archivos antes de contratar.
08 · Evidencia
Fuentes primarias consultadas
Revisión editorial del 13 de octubre de 2026. Esta página no presenta pruebas propias de software comercial, precios ni puntuaciones. Las fuentes pueden actualizarse.
- BOE · Reglamento de obligaciones de facturación (RD 1619/2012, texto consolidado)
- AEAT · Devengo del IVA, incluidos cobros anticipados
- AEAT · Portal SIF y VERI*FACTU, con avisos de calendario
El simulador no registra facturas ni calcula liquidaciones tributarias; son supuestos aritméticos. Pendiente de una comparación cronometrada propia de tres proveedores.