01 · Alcance
Qué significa facturar online y dónde aparecen los problemas
En un facturador online los datos y las funciones se consultan mediante un navegador o aplicación. La comodidad para una pyme se aprecia cuando comerciales, administración y asesoría tienen que coordinarse. Sin embargo, la calidad del servicio depende también de cómo se gestionan accesos, copias, recuperación y entrega de datos cuando se termina el contrato.
Evita la comparación «en nube frente a escritorio» como única decisión. La pregunta concreta es si puedes emitir, revisar, corregir cuando corresponde y recuperar los documentos que necesitas. Un software online puede trabajar con distintas monedas o usuarios, pero esas prestaciones cambian según plan: verifica siempre la edición ofertada y sus limitaciones.
| Escenario | Prueba útil | Riesgo a documentar |
|---|---|---|
| Autónomo que alterna ordenador y móvil | Crear factura borrador en el móvil y completar en escritorio | Cambios no guardados y numeración accidental |
| Administración y ventas | Comercial prepara borrador; administración valida y emite | Acceso de ventas a datos financieros |
| Gestoría externa | Exportar una muestra de facturas y justificantes | Archivos incompatibles con el despacho |
| Pymes con varios centros | Comprobar cierre de sesión y permisos en dos usuarios | Usuarios compartidos y falta de trazabilidad |
02 · Contrato y protección de datos
Permisos, RGPD, copias y recuperación
Las facturas suelen contener datos de clientes, profesionales y representantes. Si el proveedor actúa como encargado del tratamiento, revisa el contrato de encargo que describe datos tratados, finalidad, subencargados, medidas y devolución o supresión. No presupongas que alojar la información dentro de la UE resuelve por sí solo todas las obligaciones.
Solicita una respuesta escrita sobre autenticación multifactor, registros de acceso, restauración de copias, frecuencia de respaldo y procedimiento ante incidentes. Pregunta por los plazos y formato de exportación de facturas, adjuntos, catálogo de clientes y contactos. Una captura de pantalla de la opción «Exportar» no demuestra que puedas importar el resultado en otra solución.
| Pregunta al proveedor | Evidencia que pedir |
|---|---|
| ¿Hay perfiles y 2FA disponibles en mi plan? | Captura o demo con dos usuarios diferentes |
| ¿Cuánto tarda en restaurarse una copia? | Política documentada y responsabilidades contractuales |
| ¿Qué ocurre si no tengo conexión? | Comportamiento de la aplicación y proceso alternativo |
| ¿Qué se entrega cuando cancelo? | Ejemplo de exportación legible y detalle de adjuntos |
| ¿Quién puede tratar mis datos? | Contrato de encargo y relación de subencargados cuando corresponda |
03 · Demostración
Un flujo de seis tareas con datos ficticios
En la demo prepara dos clientes inexistentes y una factura ficticia. Introduce un borrador desde el móvil, guárdalo y vuelve a abrirlo en ordenador. Cambia de usuario: intenta modificar el documento con un rol de consulta y comprueba que el control funciona. Después emite solo en un entorno de prueba aislado, localiza el histórico y pide una exportación. Si la prueba comercial usa un entorno productivo, evita generar facturas con numeración fiscal.
- Dar de alta dos usuarios con permisos diferentes y activar la protección de acceso ofertada.
- Preparar un presupuesto o factura borrador en un móvil.
- Revisar desde escritorio los datos y condiciones del documento.
- Simular la emisión con una serie de prueba sin efectos fiscales.
- Consultar un cobro parcial y el estado del documento.
- Exportar PDFs, registros y documentos relacionados y abrirlos fuera de la herramienta.
Solicita una demo grabada con autorización o una hoja de resultados propios. Hasta ahora Sofelyx no ha hecho estas pruebas comerciales.
04 · Herramienta local
Checklist de compra para programas online
Usa esta checklist local durante una demo. Marca únicamente lo que hayas comprobado tú con el proveedor y conserva la evidencia por escrito. No evalúa ni certifica por sí sola la seguridad de un programa.
La checklist no envía datos a servidores. Evita escribir nombres o información real de clientes durante las demostraciones.
05 · Decisión
Opciones, coste y contrato que conviene comparar
Como candidatos a investigar puedes revisar Holded, Contasimple y otras herramientas del comparador general de facturación. No existe aquí un ranking basado en pruebas de producto ni una garantía de que una función figure en todos los planes.
Al solicitar oferta incluye coste mensual y anual, usuarios adicionales, límites de documentos, integración bancaria, soporte, implantación, exportación y costes de baja. Repite la misma demo con los candidatos y compara evidencias, no adjetivos comerciales. Si buscas licencia a coste cero, utiliza la guía de programas gratuitos con sus límites específicos; para equipos mayores, revisa facturación para pymes.
| Perfil | Compara primero | Asegura por escrito |
|---|---|---|
| Freelance con pocas facturas | Simplicidad, exportación y asistencia | Precio y acceso a documentos al cancelar |
| Servicios con varios comerciales | Roles, presupuestos y estados | Número y clase de usuarios incluidos |
| Tienda con pedidos | Sincronización, devoluciones y cobros | Canales soportados por edición |
| Asesoría compartida | Permisos de despacho y archivos | Separación de datos y formato exportado |
06 · Normativa
Facturación digital, VERI*FACTU y disponibilidad
El Reglamento de facturación fija requisitos de las facturas, independientemente de que el software se utilice en navegador o escritorio. Los requisitos de los sistemas informáticos de facturación y sus plazos son otra cuestión. La AEAT mantiene avisos de calendario que deben consultarse antes de comprar.
Una etiqueta «cumple VERI*FACTU» publicada por un proveedor no demuestra por sí sola la situación de la edición que te venden. Pide versión, documentación de conformidad y actualización contractual. Para el alcance legal, consulta los requisitos del sistema; para una tienda, la cuestión central pasa a ser la integración de pedidos y devoluciones.
07 · Dudas específicas
Preguntas frecuentes para decidir
¿Una factura en PDF es una factura electrónica?
Que se genere un PDF desde la nube no demuestra que cubra todos los requisitos aplicables a una relación comercial o administrativa. Comprueba el formato exigido en cada caso.
¿Puedo facturar desde un móvil sin perder el historial?
Solo si la edición permite crear, guardar y consultar documentos con sincronización correcta. Comprueba con dos dispositivos y una cuenta de prueba.
¿Es obligatorio disponer de 2FA?
La medida concreta debe valorarse conforme al riesgo. Para elegir un proveedor, solicita información sobre autenticación multifactor y cómo se aplica a cada usuario.
¿Qué hago si el servicio se cae cuando debo facturar?
Pide una política de disponibilidad, atención de incidencias, recuperación de acceso y un procedimiento de continuidad adaptado a tu actividad.
¿Cómo saco mis datos si cambio de proveedor?
Solicita una exportación de facturas, clientes, adjuntos y registros y prueba su lectura en otro programa antes de cancelar.
¿Todos los programas online comparten datos con la gestoría?
No necesariamente. Algunas ediciones permiten cuentas de asesor y otras solo descargas. Haz una prueba de formato con tu despacho.
¿Una solución en la nube cumple automáticamente VERI*FACTU?
No. Hay que verificar la versión concreta del sistema y los requisitos normativos vigentes. La infraestructura en nube no equivale a conformidad fiscal.
¿La checklist comprueba la seguridad real del proveedor?
No. Solo registra verificaciones que tú declares haber realizado. No accede a infraestructura, contratos ni datos reales.
08 · Evidencia
Fuentes primarias consultadas
Revisión editorial del 13 de octubre de 2026. Esta página no presenta pruebas propias de software comercial, precios ni puntuaciones. Las fuentes pueden actualizarse.
- AEPD · Contenido del contrato entre responsable y encargado
- AEPD · Orientación para clientes de servicios de nube
- BOE · Reglamento de obligaciones de facturación (RD 1619/2012, texto consolidado)
- AEAT · Portal SIF y VERI*FACTU, con avisos de calendario
La AEPD detalla obligaciones generales de protección de datos, no certifica los programas citados. Queda pendiente grabar una demostración propia del flujo como propone la auditoría.