Alta de cliente
Crear cliente con NIF, dirección fiscal, condiciones de cobro y retención si aplica. Comprobar importación desde Excel.
GUÍA DE COMPRA PARA PYMES · REVISADA 10/10/2026
Software de facturación para pymes: usuarios, permisos y costes
Si tu equipo vende, factura y cobra, el precio de la licencia es solo una parte de la decisión. Compara límites reales, acceso de cada empleado, conciliación bancaria y el trabajo que seguirá haciendo tu asesoría.
Sin puntuaciones ni pruebas propias inventadas · Funciones contrastadas con documentación oficial.
3herramientas con fuentes oficiales
36meses en el simulador
6pruebas que pedir al proveedor
0tarifas supuestas en la calculadora
PRIMERO, TU FORMA DE TRABAJAR
No todas las pymes necesitan lo mismo
El tamaño del equipo importa, pero la complejidad está en los procesos. Elige un perfil para ver qué probar antes de contratar. Son orientaciones, no recomendaciones automáticas de marcas.
PERFIL ELEGIDO
Empresa de servicios
La fricción suele aparecer al convertir presupuestos en facturas, registrar anticipos y perseguir cobros de proyectos.
Pruebas imprescindibles
- Crear un presupuesto con fases y transformarlo en factura.
- Facturar un anticipo sin duplicar el ingreso.
- Registrar un cobro parcial y comunicar el estado a administración.
COMPARATIVA DE SOFTWARE
Holded, Quipu y Odoo: qué comprobar en cada uno
Son enfoques distintos. Holded combina facturación y gestión, Quipu pone el foco en facturas, gastos y tesorería, y Odoo conecta facturación con una suite de aplicaciones. No afirmamos que uno sea el mejor sin ensayar tu caso real.
| Qué mirar | Holded | Quipu | Odoo |
|---|---|---|---|
| Enfoque | Gestión y facturación con CRM, contabilidad y módulos ampliables. | Facturación, gastos, impuestos y tesorería. | Facturación conectada con contabilidad, ventas, inventario y otros módulos. |
| Usuarios y permisos | Básico: 2 usuarios; Estándar: 4; Avanzado: 7. Roles personalizados a partir del plan Avanzado. | Acceso para gestoría y perfiles con permisos según contratación. Confirmar número y rol por edición. | Planes de varias aplicaciones generalmente tarifados por usuario. Validar roles y módulos. |
| Límite de facturas | Básico: 1.000/año; Estándar: 3.000; Avanzado: 10.000. | El plan Starter anuncia facturas ilimitadas; revisar límites de escaneo y documentos en la edición elegida. | Confirmar límites operativos y de alojamiento para tu configuración. |
| Bancos y conciliación | Básico: 5 bancos; Estándar y superiores: bancos ilimitados en la tabla publicada. | Solution incorpora conexión y conciliación; Premium añade más automatización, según web del proveedor. | Conexión bancaria y seguimiento de pagos, según apps y configuración. |
| Facturación recurrente | Límites por edición: desde 10 en Básico a 300 en Avanzado. | Solicitar demostración y confirmar activación por plan. | Ofrece facturación recurrente y seguimiento de pagos. |
| Integraciones | Confirmar módulos, gemas y suscripciones adicionales. | Solution anuncia integraciones y API; validar conectores concretos. | Integraciones entre apps; API externa y desarrollos a revisar en plan Personalizado. |
| Coste publicado | Precio base mensual sin promoción: Básico 29 €, Estándar 59 €, Avanzado 99 €; sin IVA. | Promociones temporales y precios por plan. Consultar tarifa sin descuento y modalidad de pago. | Condiciones por usuario, apps y alojamiento. Solicitar presupuesto en euros para España. |
| Fichas Sofelyx | Ficha de Holded ↗ | Ficha de Quipu ↗ | Ficha de Odoo ↗ |
Lectura responsable: las funciones anteriores describen información publicada por los fabricantes, no pruebas realizadas por Sofelyx. Los importes de Holded son tarifas base mensuales sin promociones y sin IVA, consultadas el 10/10/2026. Precios, límites y características pueden cambiar.
¿También necesitas inventario, compras o fabricación?
Puede interesarte comparar un ERP para pymes en lugar de elegir únicamente por la interfaz de facturas. Si tu proceso es simple, quizá te baste un programa de facturación online.
CONTROL INTERNO
Diseña los permisos antes de invitar al equipo
Una prueba de 30 minutos debe demostrar que un comercial puede preparar una venta sin tocar los saldos bancarios ni la contabilidad.
| Rol de ejemplo | Presupuestos | Facturas | Bancos | Contabilidad |
|---|---|---|---|---|
| Comercial | Crear y consultar | Consultar asignadas | No | No |
| Administración | Validar | Emitir y rectificar | Conciliar | Según función |
| Dirección | Supervisar | Supervisar | Consultar | Consultar |
| Asesoría | Según acuerdo | Consultar/exportar | Solo lo pactado | Acceso contable |
Matriz orientativa propuesta por Sofelyx, no una descripción de permisos garantizados por todos los programas. Pide una demostración de cada rol, incluida la revocación de acceso.
PRUEBA REPRODUCIBLE
Las seis tareas que deberían superar todos los candidatos
Haz las mismas operaciones en cada prueba. Guarda capturas, edición exacta y tiempo invertido. Así convertirás impresiones subjetivas en evidencias.
Presupuesto a factura
Añadir descuento, anticipo y dos líneas con distinto IVA. Convertir a factura sin reescribir los datos.
Cobro parcial
Registrar parte del importe, comprobar vencimientos, recordatorios y visibilidad para otro usuario.
Movimiento bancario
Importar o sincronizar un extracto de ejemplo, asociarlo con la factura y resolver una diferencia.
Asesoría y roles
Invitar un perfil de lectura, revisar permisos, exportar documentos y revocar acceso.
Salida del sistema
Exportar clientes, facturas y adjuntos. Comprobar formato, integridad y condiciones contractuales de baja.
COSTE REAL, NO SOLO TARIFA
Calculadora de coste total a 36 meses
Introduce un presupuesto del proveedor, no una tarifa supuesta. El cálculo suma usuarios, módulos, implantación y formación para mostrar el compromiso económico aproximado durante tres años.
PRESUPUESTO TOTAL ESTIMADO
Introduce el coste mensualIncluye 36 mensualidades, implantación y formación.
Licencias + extras, 36 meses—
Puesta en marcha—
Resultado orientativo sin IVA, promociones, inflación ni mantenimiento extraordinario. No es una oferta comercial.
Ejemplo de comparación entre ofertas:
Una herramienta económica por licencia puede resultar más cara si necesitas cinco usuarios adicionales, migrar históricos o mantener un conector específico. Solicita el precio completo para 12 y 36 meses, las subidas previstas y los costes de exportación al cancelar.
NORMATIVA EN ESPAÑA
VERI*FACTU y factura electrónica: comprueba la versión contratada
Son materias diferentes. El cumplimiento del reglamento de sistemas informáticos de facturación no implica automáticamente cubrir todos los requisitos de factura electrónica B2B. Solicita identificación del producto, modalidad, versión y documentación aplicable.
A 10/10/2026, la AEAT mantenía publicados los plazos generales de 2027. Hacienda comunicó el 05/10/2026 una previsión de aplazamiento a octubre de 2028. No sustituyas el calendario normativo vigente por un anuncio sin comprobar su publicación oficial.
Ver la guía sobre VERI*FACTU ↗
Fuente: Agencia Tributaria, SIF y VERI*FACTU. Revisión editorial: 10/10/2026.
Preguntas concretas para el proveedor
- ¿Qué edición y versión están incluidas en tu contrato?
- ¿Qué modalidad del SIF implementa y qué documentación aporta?
- ¿Cómo gestiona las facturas rectificativas y su trazabilidad?
- ¿Qué ocurre si falla la conexión o cambia la normativa?
- ¿Cómo exportas los registros y las facturas en una migración?
DUDAS DE COMPRA
Preguntas frecuentes sobre facturación para pymes
¿Cuántos usuarios necesita contratar una pyme?
Cuenta las personas que deben entrar simultáneamente con un perfil propio y pregunta si la asesoría consume una licencia. Diferencia usuarios completos, lectura y accesos limitados; cambia según proveedor y plan.
¿Me basta con un programa de facturación o necesito un ERP?
Si gestionas presupuestos, facturas y cobros sencillos puede bastarte un programa de facturación. Si necesitas integrar compras, inventario, almacén o producción, compara también un ERP y su coste de implantación.
¿Qué coste debo comparar además de la cuota mensual?
Incluye las licencias por usuario, módulos y conectores, implantación, migración, formación, soporte, almacenamiento y salida. La calculadora de esta página reúne los costes principales a 36 meses.
¿Todos los programas permiten configurar permisos a medida?
No lo des por hecho. Algunos proveedores reservan los roles personalizados a ediciones superiores. Exige una demostración con perfiles comercial, administración, dirección y asesoría.
¿Un programa adaptado a VERI*FACTU cubre también la factura electrónica B2B?
No necesariamente. Son marcos diferentes y es necesario comprobar las obligaciones, formatos y funcionalidades específicos en la versión de software que vas a utilizar.
SIGUIENTE PASO
Compara con un presupuesto y una prueba real
No elijas por una etiqueta de «mejor programa». Contrasta dos o tres ofertas con tu flujo de trabajo y guarda el resultado.
Comparador de software ↗Volver a facturación
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Antes de comprar: identifica qué personas pueden crear, validar y contabilizar
Una pyme con personal de ventas, administración y asesoría necesita separar responsabilidades. Dibuja el recorrido completo desde el presupuesto hasta el cobro, señalando quién cambia precios, quién aprueba descuentos, quién rectifica documentos y quién exporta al despacho. La aprobación de un pedido comercial no equivale a contabilizar una factura y no debería conceder automáticamente permiso de borrar registros.
Pide al proveedor que demuestre sobre una empresa de prueba cómo se separan series, centros de coste, departamentos y usuarios. Elabora la misma matriz para dos candidatos; si uno ofrece permisos detallados solo mediante módulo adicional, consígnalo en el coste completo. Comprueba el procedimiento de baja de empleados y acceso temporal del asesor externo.
En el día a día suelen importar más las excepciones que la emisión habitual: pagos parciales, devoluciones, operaciones intracomunitarias, facturas rectificativas y discrepancias entre tienda online y banco. No atribuyas a un producto una integración concreta sin validar su edición, conectores, permisos de API y límites técnicos.
Cómo presupuestar la implantación sin duplicar gastos
Separa el precio por usuario o entidad de los trabajos puntuales de migración, parametrización, capacitación y puesta en marcha. Añade coste de soporte y cambios previstos durante el primer año. No sumes dos veces el desarrollo de la misma integración cuando el proveedor ya lo cubra contractualmente; revisa qué sucede si se agota un límite mensual de documentos.
Las funciones normativas requieren una prueba de conformidad específica para la versión contratada. Si la empresa opera en varias jurisdicciones o mantiene TPV y ecommerce, exige el tratamiento de facturas, tickets y devoluciones en cada flujo. Usa la matriz descargable como lista de preguntas para una demo con datos ficticios, no como certificación legal.
Matriz de permisos para solicitar en una demo
Introduce datos hipotéticos. La herramienta funciona localmente y no compara tarifas comerciales verificadas.