Coste total de un software: calcula lo que pagarás en 12 y 36 meses
Una suscripción de 20 € por usuario puede terminar costando mucho más cuando sumas implantación, migración, extras y renovación. Aprende a construir presupuestos comparables y calcula dos escenarios con tus propios importes.
No asignamos importes de fabricantes sin cotización. La calculadora no transmite ni guarda tus datos. Trabaja con valores sin IVA y en una sola moneda.
Qué es el coste total (TCO) de un software
El coste total de un software suma todos los importes necesarios para contratarlo, implantarlo, utilizarlo y abandonarlo durante un horizonte concreto. En software SaaS, a menudo la licencia se paga de forma recurrente, pero configuración, migración y formación pueden cobrarse aparte.
Un TCO útil define antes de calcular: número de usuarios, módulos imprescindibles, país y divisa, modalidad de facturación, periodo, hipótesis de crecimiento, impuestos y qué incluye exactamente cada oferta.
| Partida | Qué preguntar | Cómo presupuestar |
|---|---|---|
| Licencias y usuarios | Precio por usuario, usuario mínimo, edición, facturación anual o mensual y cambios de plantilla. | Cuota del primer año y cuota de renovación por separado. |
| Complementos y uso | API, módulos de pago, almacenamiento, envíos, automatizaciones y consumo variable. | Importe fijo mensual estimado; si el uso es variable, añade una reserva documentada. |
| Implantación | Configuración, parametrización, workflows, permisos y entregables del proyecto. | Presupuesto único con alcance y criterios de aceptación. |
| Migración | Importación, limpieza, validación, archivos históricos y paralelos con la solución anterior. | Presupuesto de traslado y pruebas de integridad. |
| Formación y tiempo interno | Sesiones incluidas, horas del equipo y tiempo de adaptación. | Coste pactado más horas internas valoradas, evitando duplicados. |
| Integraciones | Conexión a contabilidad, CRM, tienda, correo, TPV o nóminas. | Coste inicial aquí; mantenimiento periódico como extra mensual. |
| Soporte y mantenimiento | Canales, tiempos de respuesta, personalizaciones y ampliaciones. | Si es mensual, dentro de extras recurrentes; si es único, en implantación. |
| Salida | Exportación completa, formato de datos, coste de ayuda y baja contractual. | Partida final diferenciada; puede ser cero si la salida está incluida. |
Fórmula para el año 1 y los tres primeros años
Primer año, 12 meses
Licencias: usuarios iniciales × cuota del año 1 × 12.
Otros: extras recurrentes × 12 + implantación + migración + formación + integraciones iniciales.
El coste de salida se separa y no se añade al resultado del primer año.
Total a 36 meses
Licencias: coste del año 1 + usuarios previstos para años 2 y 3 × cuota de renovación × 24.
Otros: extras recurrentes × 36 + costes únicos + salida estimada.
Para contratos escalonados o crecimiento mensual, sustituye esta aproximación por el calendario contractual completo.
En ambos casos, los precios se consideran mensuales equivalentes. Si pagas al año, divide la cuota anual real entre 12 antes de introducirla. El modelo asume una cuota constante dentro de cada tramo, sin inflación, descuentos futuros no pactados ni cambios de divisa.
Calculadora de coste real de dos programas
Introduce dos presupuestos con el mismo alcance funcional. Si una partida está incluida, escribe 0. El cálculo no supone que las ediciones de dos fabricantes tengan las mismas prestaciones.
Cómo puede cambiar la decisión al incluir la implantación
Imagina una pyme con 8 usuarios el primer año y 11 después. La alternativa A anuncia 20 €/usuario/mes durante el primer año y 26 € en renovación. La alternativa B cuesta 28 € y 33 €. Añadiremos los costes reales hipotéticos de puesta en marcha, extras y salida.
| Concepto | Alternativa A | Alternativa B |
|---|---|---|
| Licencia €/usuario/mes, año 1 | 20 € | 28 € |
| Licencia €/usuario/mes, renovación | 26 € | 33 € |
| Extras fijos mensuales | 35 € | 20 € |
| Implantación | 1.600 € | 1.200 € |
| Migración | 700 € | 800 € |
| Formación | 400 € | 0 € |
| Integraciones iniciales | 0 € | 0 € |
| Salida futura estimada | 350 € | 250 € |
Con estos importes inventados la alternativa A suma 13.094 € a 36 meses y B suma 14.370 €. Puedes comprobar los resultados con el botón «Cargar ejemplo ficticio». Cambiar una sola hipótesis, como el crecimiento del equipo o el coste de migración, puede alterar la elección.
Qué enviar a dos proveedores para comparar lo mismo
Envía idénticos requisitos y exige desglose, vigencia y condiciones de renovación. Comprueba funciones antes de discutir la diferencia de precio.
- Define los procesos críticos y una demostración con datos ficticios.
- Indica usuarios durante el primer año y la previsión para los dos siguientes.
- Pide la edición exacta, los módulos incluidos y licencias mínimas.
- Solicita precio neto, divisa, periodo de compromiso y renovación por escrito.
- Separa API, almacenamiento, envíos, automatizaciones y soporte adicional.
- Solicita alcance, aceptación y coste de implantación y migración.
- Incluye formación y dedicación de personal de tu empresa.
- Solicita condiciones de baja, exportación de datos y portabilidad.
- Contrasta plazos, seguridad, tratamiento de datos e integraciones.
- Firma solo cuando el presupuesto describa entregables y exclusiones.
Dudas sobre el coste total de un software
¿Qué significa TCO en software?
TCO es el coste total de propiedad o de uso durante un periodo definido. En un SaaS incluye cuotas y también implantación, integración, migración, formación, soporte no incluido y una posible salida.
¿Por qué comparar 36 meses y no solo el primer año?
Porque una oferta inicial, un descuento de entrada o un aumento de usuarios pueden hacer que el coste de renovación sea distinto. Con 36 meses se separan los primeros 12 meses de los 24 siguientes.
¿Cómo se calcula la renovación de una licencia por usuario?
Multiplica los usuarios previstos desde el mes 13 por la cuota mensual de renovación y por 24 meses. Añade por separado los extras mensuales y los costes iniciales.
¿Qué costes quedan fuera de la licencia SaaS?
Depende de cada proveedor. Debes confirmar el alcance de migración, parametrización, formación, API, módulos de pago, soporte, almacenamiento, consumo y exportación.
¿Debo incluir el IVA al comparar presupuestos?
Usa la misma base en ambas ofertas. Esta calculadora trabaja sin impuestos. Para un análisis de tesorería o si un impuesto no es deducible, elabora además un presupuesto fiscal específico con tu asesoría.
¿Incluye el coste de oportunidad del personal?
Solo si lo cuantificas y lo incorporas explícitamente a los costes de implantación o formación. Evita afirmar ahorros de horas sin haberlos medido y evita contar dos veces la misma dedicación.
¿Se guardan o envían los datos de la calculadora?
No. El cálculo se realiza localmente en el navegador. Puedes descargar los resultados en CSV sin registrar datos personales ni enviar formularios.
¿La alternativa más barata es siempre la adecuada?
No necesariamente. El precio no sustituye pruebas de procesos, requisitos legales, integraciones, seguridad, soporte o condiciones de salida. Comprueba que ambas ofertas resuelvan el mismo trabajo.
¿Sofelyx ha probado los costes de implantación de los proveedores?
No. Las partidas son un método para solicitar presupuestos completos, no costes propios observados ni una cotización comercial de ningún fabricante.
Compara costes después de validar los procesos
Calcula con ofertas escritas y después prueba el trabajo diario en cada sistema. Las condiciones de precio, integración y portabilidad deben verificarse por edición y fecha.
Revisión editorial 12/10/2026. Guía documental y calculadora local; Sofelyx no afirma haber probado costes con cuentas de fabricantes. Sin captación real ni ofertas de afiliación verificadas.