Usuarios
El plan puede ser gratuito solo para equipos pequeños; comprueba empleados activos, responsables y cambios de plantilla.
Coste cero · Evaluación de herramientas
Control horario gratis: qué mirar antes de ahorrar la cuota
El precio de la licencia puede ser cero y el trabajo de administrar los fichajes no. Esta guía separa la gratuidad comercial del valor de un registro recuperable y verificable.
Guía editorial · Fuentes: BOE y AEPD · Actualización: 13/10/2026
Qué significa «gratis» en control horario
Existen enfoques con costes distintos, pero ninguno debe confundirse con una garantía normativa. Una hoja de registro diseñada internamente puede no tener cuota de licencia; una plataforma gratuita puede imponer límites de usuarios, retención o descargas; una prueba temporal deja de ser gratuita cuando termina.
| Modalidad | Ventaja | Riesgo que evaluar |
|---|---|---|
| Hoja de papel | Sin suscripción y fácil de entender | Archivo, firmas, omisiones, consulta y disponibilidad cuatro años |
| Hoja de cálculo | Flexible si se configura bien | Ediciones sin rastro, permisos, copias y acceso de terceros |
| Plan gratuito de una app | Puede facilitar fichaje desde varios lugares | Número de usuarios, funciones bloqueadas, exportación y cambios de plan |
| Prueba de 14 o 30 días | Sirve para verificar un proceso real | No es una solución gratuita permanente |
No existe un listado universal y permanente de programas gratis con prestaciones verificadas. Antes de recomendar uno hay que comprobar su edición y condiciones de contratación actuales.
Los seis límites que más pueden salir caros
Historial
Una pantalla que solo permite consultar el último mes no resuelve por sí sola la conservación de cuatro años.
Exportación
Descargar CSV/PDF por trabajador y fechas es distinto de obtener una captura de pantalla.
Rectificaciones
Si se sobreescriben fichajes sin rastro, una corrección puede provocar discusiones y pérdida de confianza.
Privacidad
Solicita contrato y garantías cuando un tercero aloje información de empleados.
Continuidad
Preguntar qué ocurre si cambia la tarifa o cierra el servicio es parte del coste de salida.
El registro debe recoger las horas concretas de comienzo y finalización, respetando el marco de jornada y descansos aplicable. Comprueba también cómo se distingue tiempo efectivo de pausas en tu convenio; la herramienta no debe decidirlo por defecto sin configuración.
Cómo estimar el coste real de una solución «gratuita»
Una comparación útil considera tiempo administrativo, revisión de incidencias, copias, migración y formación. No basta con multiplicar «0 € × empleados». Por ejemplo, una hora semanal dedicada a recopilar documentos supone aproximadamente 52 horas anuales. El valor monetario depende del coste horario real de tu empresa.
Incluye en tu presupuesto: tiempo para recoger fichajes, revisión y aprobación de rectificaciones, archivo disponible durante cuatro años, preparación de información ante una solicitud y coste de extraer datos si cambias de herramienta. No cargues costes ficticios: solicita una oferta y utiliza tus cifras.
Si tu equipo crece, recalcula usuarios con acceso, responsables que necesitan informes y política de exportación. La alternativa con menor cuota puede acabar siendo más cara si la operación se vuelve manual.
Cinco situaciones para descartar un falso ahorro
- Da de alta tres personas y prueba quién puede ver los fichajes de otras.
- Registra cinco jornadas y una entrada olvidada; revisa el historial original.
- Exporta un mes en CSV y comprueba que el formato se abre correctamente.
- Busca los registros del año anterior; si no están, documenta cómo se archivarán fuera.
- Pide por escrito qué sucede al alcanzar el límite de usuarios o finalizar el plan gratuito.
No borres los datos de pruebas hasta haber documentado capturas y condiciones, pero tampoco utilices datos reales de empleados sin las garantías correspondientes. Una demo con datos ficticios basta para esta evaluación inicial.
Prepara tu evaluación de control horario
Elige un escenario y descarga una lista de verificación adaptada. Esta herramienta no puntúa proveedores, no confirma cumplimiento y no envía información al servidor.
Preguntas frecuentes
¿Es válido un sistema gratuito de control horario?
La obligación legal se refiere al registro diario y su organización, conservación y disponibilidad, no al precio de la aplicación. La solución concreta debe cumplir las obligaciones aplicables.
¿Una hoja de cálculo puede servir?
Depende de cómo se organice y preserve la información. Valora fiabilidad, control de cambios, conservación, disponibilidad y el convenio, además de cambios normativos futuros.
¿Cuánto tiempo deben conservarse los registros?
Cuatro años según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
¿Una prueba gratis equivale a un plan gratuito?
No. La prueba termina según condiciones comerciales y puede exigir contratación posterior. Deben distinguirse ambos casos.
¿Por qué importa exportar a CSV?
Facilita revisión, portabilidad y conservación independiente, aunque necesitas medidas de seguridad y documentación adecuadas.
¿Qué ocurre si el plan gratuito limita empleados?
Calcula el coste en el tamaño real del equipo y pregunta por la continuidad del historial ante una ampliación.
¿Quién debe proteger los datos del fichaje?
El empleador sigue siendo responsable del tratamiento cuando contrata a un proveedor; deben revisarse encargos y medidas de protección de datos.
¿Tengo que pedir consentimiento a toda la plantilla?
Con carácter general el registro se apoya en una obligación legal, pero el personal debe recibir información clara sobre el tratamiento.
Fuentes y revisión
Contenido revisado el 13 de octubre de 2026 con fuentes públicas oficiales. Es una guía de selección: el convenio aplicable y cualquier actualización del BOE pueden cambiar las condiciones concretas. No afirmamos haber probado las aplicaciones comerciales.
- BOE: obligación y conservación del registro ↗
- AEPD: responsabilidades de empresa y proveedor ↗
- AEPD: información al trabajador ↗
- Ministerio de Trabajo: Guía Laboral ↗
La obligación de registro no implica que un plan o una marca determinada estén homologados. Revisa las condiciones y pruebas de la edición concreta.
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