CRM gratis de verdad: qué hay y qué no hay
Un CRM gratuito permite centralizar contactos y oportunidades sin pagar una suscripción básica, pero no garantiza automatizaciones avanzadas, usuarios ilimitados ni soporte prioritario. Lo primero es separar una edición gratuita indefinida de una prueba de 14 o 15 días y de un producto autoalojado.
En España, antes de importar una cartera comercial real, conviene probar con contactos ficticios el alta de empresas, la actividad de seguimiento, la exportación y los permisos por usuario. Un plan que parece suficiente para un profesional puede quedarse corto cuando entra un segundo vendedor o se incorporan leads desde la web.
Gratis permanente
Sin cuota en la edición definida, con límites públicos y funciones recortadas. Comprueba cambios de plan antes de importar datos.
Prueba temporal
Funciones que caducan cuando termina el período promocional; no sirve como solución gratuita permanente.
Código abierto
Puede no haber cuota de licencia, pero hay hosting, copias, actualizaciones, responsables técnicos y soporte.
Hoja de cálculo
Es una opción básica para empezar, pero carece de histórico compartido, automatización robusta y control fino de accesos.
Dos planes gratuitos comprobables y las preguntas que importan
| Proveedor | Lo que publica | Límites para decidir |
|---|---|---|
| HubSpot Smart CRM | Herramientas gratuitas permanentes, contactos y CRM básico. | Hasta 2 usuarios y 1.000 contactos anunciados en su página de precios. Revisar contactos de marketing y módulos. |
| Zoho CRM Gratis | Contactos, leads, negocios y acceso móvil en su edición Gratis. | Hasta 3 usuarios. No extrapolar las funciones de Professional o Enterprise. |
| CRM autoalojado | Modelo distinto que puede resultar adecuado si dispones de equipo técnico. | Solicitar costes de servidores, copias, seguridad, parches y soporte; no confundir software sin licencia con operación gratis. |
Estos límites son un recorte explícito de las fichas oficiales consultadas el 13/10/2026; los fabricantes pueden modificarlos. No hemos abierto cuentas de prueba ni comprobado los límites operando en producción.
Qué hacer durante 45 minutos antes de importar tu cartera
- Prepara datos ficticios: 30 contactos, cinco oportunidades con importes de ejemplo, dos vendedores y cinco tareas.
- Importa y deduplica: crea un contacto duplicado y comprueba si el sistema lo advierte o cómo resolverlo.
- Reparte propietarios: comprueba roles, permisos y visibilidad por usuario; no compartas contraseñas.
- Registra actividad: llamada, correo, siguiente tarea y fecha de cierre sin introducir datos reales.
- Prueba pipeline: cambia oportunidades de fase, consulta el embudo y exporta un resumen.
- Exporta: verifica qué campos, actividades y relaciones se descargan y qué no puede salir en el plan básico.
- Revisa condiciones: asientos, contactos, adjuntos, soporte, almacenamiento y ubicación de datos.
Guarda las incidencias como evidencia: captura, edición exacta, fecha, paso realizado y resultado. El valor de la prueba es detectar las limitaciones antes de depender del proveedor.
¿Te encaja un CRM gratuito? Calcula tus restricciones
No es un ranking de proveedores. Es una comprobación orientativa de límites públicos y requisitos de trabajo.
Todo se calcula en este navegador. No enviamos los datos ni guardamos resultados.
Cuándo merece la pena pagar
Un upgrade tiene sentido cuando puedes describir la función adicional en una tarea concreta. Ejemplo: cuatro usuarios deben asignar oportunidades sin compartir claves; el equipo necesita disparar una secuencia después de un formulario; o un responsable exige informes con permisos específicos. Compara el coste anual del plan que sí contiene estas funciones, no la tarifa más barata del catálogo.
Si tu negocio solo necesita recordar cinco seguimientos por semana, un CRM gratuito puede ser suficiente. Si gestionas cientos de interacciones y dependes de integraciones, el coste de importación, limpieza y salida importa tanto como las licencias. Para comparar importes completos usa la calculadora de precios de CRM.
Una cuenta gratis también almacena datos personales
No vuelques teléfonos o correos de clientes a una herramienta de prueba sin comprobar la finalidad y las condiciones de tratamiento. Verifica el contrato con el proveedor, posibles transferencias internacionales, política de copias, control de usuarios y procedimiento de eliminación. Una prueba sin datos reales reduce riesgos y permite medir la usabilidad.
Prepara la salida antes de entrar: solicita el formato exportable, una copia de prueba y el procedimiento para cerrar la cuenta. Esto es especialmente importante si trabajas con presupuestos o comentarios sensibles de clientes.
Preguntas frecuentes
¿HubSpot CRM sigue siendo gratis?
HubSpot publica herramientas gratuitas permanentes con límites. A fecha de revisión, su página de precios indica hasta dos usuarios y 1.000 contactos. Revisa la ficha oficial antes del alta.
¿Zoho CRM tiene un plan sin pagar?
Sí, la edición Gratis de Zoho CRM se anuncia para hasta tres usuarios. Hay diferencias entre funciones gratuitas y ediciones de pago; verifica los permisos y automatizaciones necesarios.
¿Una prueba gratuita equivale a un CRM gratis?
No. Una prueba temporal puede activar funciones de pago durante unos días; un plan sin cuota debe mantenerse tras el período de prueba.
¿Sirve un CRM gratuito para trabajar con cinco comerciales?
No presupongas que sí. Los límites anunciados de HubSpot y Zoho para su edición gratuita son inferiores a cinco usuarios. Solicita un plan con licencias suficientes o evalúa otro modelo.
¿Es gratuito importar contactos?
La función de importación puede estar disponible, pero pueden existir topes por archivo, propiedades, almacenamiento o volumen. Pruébala con datos ficticios.
¿Se puede exportar todo al dejar de usarlo?
Comprueba contactos, oportunidades, notas, actividades, adjuntos, propietarios y formato de exportación. Una simple exportación CSV de contactos puede ser insuficiente.
¿Qué obligaciones de privacidad tiene un CRM gratis?
El precio no elimina las obligaciones del RGPD. Debes definir finalidad, base jurídica, permisos, encargados del tratamiento, conservación y medidas de seguridad.
¿Qué diferencia hay entre CRM gratis y código abierto?
Un SaaS gratuito puede tener límites comerciales. Un CRM de código abierto puede evitar licencias, pero sigue requiriendo alojamiento, soporte, mantenimiento y seguridad.
¿Cuándo conviene pasar a un CRM de pago?
Cuando una necesidad de negocio verificable, como usuarios adicionales, automatizaciones, informes o asistencia, no pueda resolverse correctamente en el plan gratuito.
Fuentes oficiales y páginas relacionadas
Consulta las fuentes directamente antes de contratar. Las prestaciones pueden cambiar según edición, idioma, territorio y fecha. La comparación es documental y no presupone pruebas propias con cuentas comerciales.
- HubSpot España: precios de CRM gratuito (2 usuarios y 1.000 contactos publicados)
- Zoho CRM: precios y edición Gratis (edición gratuita para 3 usuarios)
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Actualización editorial: 13/10/2026. Sofelyx está en vista previa, sin rankings pagados ni pruebas de software anunciadas como propias. Las herramientas usan hipótesis locales y no sustituyen una oferta del proveedor.