Datos estructurados verificables
Debe preparar la factura en el formato requerido y enviarla por un canal previsto, no limitarse a crear un PDF.
Guía de compra · Software para empresas · Revisado el 13/10/2026
Software de factura electrónica B2B: cómo elegirlo y qué probar
Si necesitas emitir, recibir y conciliar facturas entre empresas, no elijas por la promesa «genera PDFs». Evalúa formatos estructurados, intercambio, seguimiento del pago, integración contable y coste total. La orden que activa el calendario B2B entró en vigor el 6 de octubre de 2026.
Análisis editorial basado en fuentes institucionales. Revisa siempre tu régimen fiscal y la versión del programa.
Qué debe resolver un software para factura electrónica B2B
La obligación regulada por el RD 238/2026 se refiere al intercambio de facturas electrónicas estructuradas entre empresarios y profesionales establecidos en España en los supuestos previstos. Debes revisar emisión y recepción, no solo generar archivos. El tratamiento comercial de una factura incluye incidencias, estados y cobro.
Entrada al sistema contable
La factura recibida ha de poder validarse, clasificarse y conciliarse con pedidos y pagos.
Estados y vencimientos
Es necesario documentar aceptación/rechazo y pagos según las obligaciones temporales de cada sujeto.
ERP, asesoría y usuarios
Revisa si existe API, automatización de asientos, gestión de adjuntos y roles de aprobación.
Plataforma privada o SPFE
El sistema incluye intercambio entre plataformas y solución pública, con envío de copia fiel cuando sea exigible.
Sin secuestro de datos
Solicita exportaciones de facturas originales, estados, justificantes e históricos antes de firmar.
Hay una diferencia editorial importante entre la norma del registro de facturación (RRSIF) y la obligación B2B de intercambio. Si el fabricante únicamente muestra un QR del PDF no ha demostrado toda la cadena necesaria.
¿Solución pública gratuita o plataforma privada?
La Solución Pública de Facturación Electrónica (SPFE), gestionada por la AEAT, contempla emisión y recepción para quienes la elijan, interconexión y repositorio de facturas y sus estados. La sintaxis de referencia del sistema público es UBL.
Las plataformas privadas de intercambio actúan como vías de transmisión y direccionamiento y están sujetas a requisitos de interoperabilidad. Cuando se usen en vez de la SPFE, hay obligaciones específicas de remitir una copia fiel de cada factura en UBL a la solución pública.
| Opción | Ventaja potencial | Qué comprobar antes de elegir |
|---|---|---|
| SPFE gratuita de AEAT | Ruta pública para emitir/recibir sin depender necesariamente de una plataforma comercial. | Disponibilidad y accesos, volumen, tareas manuales, autorizaciones e integración con ERP. |
| Plataforma privada | Flujos automatizados y conectores que pueden reducir trabajo administrativo. | Precios por documentos/usuarios, recepción, interoperabilidad, copias fieles, portabilidad y SLA. |
| ERP con integración | Emisión desde ventas y contabilización automática de entradas. | Si el ERP es emisor o solo origina datos que envía una PPI; roles, errores, mapeo, estados y mantenimiento. |
| Herramienta de asesoría | Posibilidad de trasladar asientos e impuestos a la gestoría. | Recepción de originales estructurados, acceso de clientes, exportación y trazabilidad de pagos. |
AEAT: la solución pública SPFE ↗ · AEAT: obligaciones de emisores, receptores y plataformas ↗
Matriz de compra: compara evidencias, no listas de logotipos
Antes de pedir presupuestos, describe tus facturas mensuales, clientes, usuarios, sedes, ERP y nivel de automatización. La mejor opción para veinte facturas manuales no tiene por qué coincidir con una tienda que genera miles de operaciones. No se ofrecen puntuaciones ni precios no comprobados de fabricantes concretos.
| Capacidad | Prueba que debe superar | Pregunta comercial |
|---|---|---|
| Emitir UBL o formatos admitidos | Validación del archivo y recepción de muestra. | ¿Está incluida la edición necesaria? |
| Recibir facturas | Importar una factura externa y gestionar error de datos. | ¿Se paga también por recepción? |
| Seguimiento de pago | Mostrar vencimiento, aceptación o rechazo y pago. | ¿Hay cargos por automatizar estados? |
| ERP y contabilidad | Crear asiento y conciliarlo con pedido o gasto. | ¿Coste de API, integrador y mantenimiento? |
| Interoperabilidad | Intercambiar con otra plataforma o solución pública y ver acuses. | ¿Quién responde ante un rechazo? |
| Seguridad y permisos | Roles, registro de cambios, copias de seguridad y recuperación. | ¿SLA y ubicación del tratamiento de datos? |
| Portabilidad | Exportar XML/UBL, acuses, estados y adjuntos en bloque. | ¿Hay tarifas de salida y plazos? |
El sistema B2B no debe confundirse con el intercambio de facturas con Administraciones: en ese ámbito ya hay condiciones propias, entre ellas el formato Facturae en los casos exigidos.
Prueba de extremo a extremo con ocho tareas iguales
Pide a dos proveedores que trabajen con los mismos datos ficticios: emisor, NIF de un cliente empresa, tres líneas, IVA, un descuento y un vencimiento a 30 días. Conserva el archivo exportado, las capturas de validación y el tiempo dedicado a cada tarea, pero solo califica con resultados que hayas observado.
- Emitir una factura con varias líneas, impuestos y vencimiento.
- Generar y validar la estructura exigible en la edición contratada.
- Enviarla a un receptor en otro sistema o entorno compatible.
- Registrar acuse de recepción y gestionar un rechazo comercial.
- Rectificarla preservando la factura original y su referencia.
- Recibir una factura de proveedor y aprobarla con dos usuarios.
- Marcar y comunicar pago y fechas conforme al calendario aplicable.
- Exportar los originales, estados y justificantes de todo el caso.
La demostración debería enseñar también qué ocurre cuando falla la conexión, se duplica un envío o cambian datos bancarios del destinatario. Una integración sin gestión de errores puede trasladar el trabajo del correo electrónico a otra bandeja.
Presupuesto a 36 meses: evita comparar solo la licencia
La propuesta comercial debe distinguir usuarios, facturas emitidas y recibidas, conectores, asistencia, implantación, actualización normativa y salida. Añade el tiempo que necesita tu equipo para revisar rechazos o corregir datos. Una oferta de licencia baja puede resultar más costosa si exige carga manual o integraciones externas.
| Partida | Qué pedir por escrito | Riesgo oculto |
|---|---|---|
| Tarifa recurrente | Precio inicial, renovaciones, máximo de facturas, recepción y usuarios. | Tramos de documentos o funcionalidades bloqueadas. |
| Implantación | Migración, diseño de series, permisos, plantillas y formación. | Horas adicionales por conectar el ERP. |
| Conectividad | API, conectores, certificados, cambios de formato y monitorización. | Costes de mantenimiento no incluidos. |
| Soporte | Cobertura horaria, plazos de respuesta y tratamiento de incidencias. | Dependencia de un tercero sin SLA. |
| Salida | Exportación estructurada, históricos, acuses y cláusulas de rescisión. | Pérdida de trazabilidad al migrar. |
Utiliza la calculadora del coste total de software y compara las dos propuestas a 12 y 36 meses. La fecha regulatoria no justifica contratar cualquier solución sin verificar sus capacidades.
AEAT: calendario definitivo B2B ↗ · Facturae: formato empleado en el sector público ↗
Generador de pliego: prueba la compra antes de pagar
Selecciona tu escenario para obtener un pliego reutilizable en las demos de proveedores. No recoge datos y no vende una herramienta concreta.
Preguntas frecuentes
¿Qué es software de factura electrónica B2B?
Un programa o combinación de herramientas que permite emitir, transmitir, recibir y tratar facturas estructuradas entre empresas y profesionales por las vías reglamentarias.
¿Desde cuándo es obligatorio?
La primera fase comienza el 6 de octubre de 2027 para sujetos con volumen IVA superior a 8 millones de euros. El resto de afectados entra en la fase de emisión y recepción del 6 de octubre de 2028.
¿La AEAT ofrece una solución pública gratuita?
Sí. La SPFE está regulada por la Orden HAC/1028/2026 y está diseñada para emisión/recepción e interconexión, entre otras funciones. Debe comprobarse disponibilidad y operación real.
¿Puedo mandar simplemente un PDF por email?
Un PDF aislado no sustituye la factura estructurada intercambiada por el sistema B2B cuando la obligación sea exigible.
¿UBL y Facturae significan lo mismo?
No. UBL es la sintaxis de referencia de la solución pública B2B; Facturae es un formato usado, entre otros contextos, en facturación al sector público.
¿Quién debe informar los estados de pago?
La AEAT distingue fechas y sujetos para los estados. Para algunos contribuyentes empiezan en octubre de 2027 o 2028, y para determinadas personas físicas en octubre de 2029.
¿Qué ocurre si ya tengo ERP?
Comprueba la edición y los conectores del ERP. Pide demostrar generación, transmisión, recepción, estados, errores y exportación sin asumir que todo esté incluido.
¿Es lo mismo que VERI*FACTU?
No. VERI*FACTU es una modalidad de SIF del RRSIF; el B2B tiene como objeto el intercambio electrónico estructurado entre empresas.
¿Cómo comparar ofertas sin precios públicos?
Solicita para cada proveedor un presupuesto con idéntico volumen de facturas, usuarios, extras e implantación; compara coste total y evidencia de pruebas.
¿Necesito una plataforma privada si uso la solución pública?
No necesariamente. La regulación contempla uso de la solución pública, de plataformas privadas o una combinación, con las reglas de cada vía.
Fuentes oficiales y revisión
Contenido revisado el 13/10/2026. Las fechas y normas corresponden a lo publicado por las instituciones enlazadas. No se han probado programas comerciales ni se les atribuye conformidad sin examinar su versión y documentación.
Continúa con una comprobación concreta
Compara el software por el circuito completo de la factura, no por un icono de PDF ni una promoción de lanzamiento. Documenta cada prueba y presupuesto antes de decidir.