Gestión de proyectos para agencias: entregables, horas y rentabilidad
Organiza cada proyecto por cliente, controla desvíos de tiempo y compara herramientas con una prueba repetible. Incluye simulador de margen para presupuestos cerrados.
Intención: gestionar clientes
De la propuesta aceptada a la última revisión
Una agencia de publicidad, diseño o desarrollo suele trabajar en varios contratos a la vez. Cada cliente necesita una visión de los entregables, pero el equipo interno necesita además capacidad, horas, cambios de alcance y costes. Una lista genérica de tareas puede ocultar tres problemas distintos: aprobaciones pendientes, horas sin presupuestar y trabajo repetido.
| Momento | Dato mínimo que conservar | Control | Responsable típico |
|---|---|---|---|
| Entrada | Brief, versión del alcance y presupuesto aprobado | Quién autorizó el inicio y cuándo | Cuenta / dirección de proyecto |
| Planificación | Entregables, estimación de horas por rol, fechas y dependencias | Horas comprometidas frente a capacidad | Project manager |
| Producción | Horas empleadas, cambios, comentarios y archivos versionados | Trabajo fuera del alcance y correcciones | Equipo |
| Revisión cliente | Entregable publicado, versión y fecha de respuesta | Permiso externo de solo lo necesario | Cliente y cuenta |
| Cierre | Horas reales, coste externo, aceptación y exportación | Margen, desviaciones y siguientes acciones | Dirección / administración |
Un mismo tablero puede coordinar equipos, pero no sustituye el registro de costes. Asigna la titularidad de las cifras entre el gestor de proyectos y la contabilidad empresarial para evitar inconsistencias.
Elección de software
Qué comprobar en una herramienta para agencias
Compara con una muestra ficticia: dos clientes y un proveedor externo. El equipo debería poder trabajar sin que un cliente vea archivos, tarifas o tareas del otro.
| Requisito | Prueba durante la demo | Cuándo resulta decisivo |
|---|---|---|
| Acceso de cliente | Crear usuario externo, probar lectura y aprobación | Aprobaciones frecuentes y compartición de archivos |
| Horas y tarifas | Introducir 3 horas facturables y 2 no facturables con tasas internas | Servicio recurrente, igualas y proyectos cerrados |
| Presupuesto por cliente | Detectar desviación al añadir ocho horas de correcciones | Proyectos con riesgo de sobrecoste |
| Gestión de cambios | Registrar petición adicional y aprobación de coste | Branding, web, vídeo y campañas |
| Capacidad y planificación | Mover un hito y observar consecuencias en el calendario | Equipos con varias entregas compartidas |
| Exportación | Exportar tareas, tiempos, versiones y evidencias de aprobación | Cambio de proveedor o auditoría interna |
Referencia documental: Teamwork documenta tasas facturables y costes internos por usuario, además de informes de rentabilidad. Eso no garantiza que el plan que te ofrezcan incluya todas las opciones: solicita una demostración y la ficha vigente de la edición. Ayuda oficial Teamwork ↗.
Herramienta interactiva
Simulador de margen de un proyecto a precio cerrado
Los importes precargados son ficticios y permiten ver cómo afecta una ampliación de horas. Introduce tus propios costes internos, no la tarifa que facturas al cliente. Los cálculos no incluyen impuestos, estructura general no imputada, cobros tardíos ni amortizaciones.
Margen = (ingreso − coste) / ingreso × 100. La cifra orientativa para alcanzar un margen del 25 % se calcula como coste / 0,75. No equivale a un precio recomendado; el precio de mercado exige investigación comercial.
Protocolo práctico
La demo que una agencia debería pedir
- Crea un proyecto ficticio para una landing web y define tres fases.
- Registra 8 horas de diseño, 6 de desarrollo y 2 de coordinación. Marca qué horas son facturables.
- Comparte un borrador con un cliente simulado; verifica que no ve tarifas internas ni otros clientes.
- Solicita dos cambios fuera del alcance. Comprueba si quedan registrados y aprobados.
- Retrasa la entrega dos días e inspecciona el efecto sobre tareas dependientes.
- Exporta el proyecto y sus horas. Anota manualmente lo que el exportador no conserva.
Compara también el coste a 36 meses de las plataformas que superen la prueba. Para otros departamentos, empieza en la guía general de gestión de proyectos.
Qué queda pendiente
Evidencia propia y restricciones
Este recurso incluye un modelo económico original y un protocolo de evaluación, pero no recoge resultados obtenidos en cuentas reales, ni prueba aplicaciones, ni certifica seguridad de un fabricante. Para tomar una decisión contractual, pide límites por plan, política de invitados, permisos, acceso a costes y exportación documentados.
Preguntas frecuentes
Respuestas concretas para decidir
¿Qué debe registrar una agencia en cada proyecto?
Cliente, alcance aprobado, entregables, responsable, fechas, versión de aprobaciones, horas internas, costes externos y cambios solicitados. Separar presupuesto y ejecución evita perder el margen de vista.
¿Cómo calculo el margen de un proyecto a precio cerrado?
Resta del ingreso pactado los costes imputables: horas reales por tarifa interna, colaboradores y gastos. Divide el beneficio por el ingreso y multiplícalo por cien. Nuestro ejemplo es económico, no contable ni fiscal.
¿Las horas no facturables también cuentan?
Sí, si consumen recursos del proyecto. Reuniones internas, correcciones y coordinación deben reflejarse en el coste aunque no aparezcan como partidas de la factura.
¿Cómo trato las revisiones adicionales?
Define las rondas incluidas por escrito, guarda las solicitudes aprobadas y añade horas de desviación al seguimiento. Negocia el cambio de alcance si supera las condiciones pactadas.
¿Cuándo usar un portal para clientes?
Cuando el cliente debe revisar archivos o aprobar hitos. Prueba permisos con una cuenta externa: no debería ver presupuestos de otros clientes ni tarifas internas.
¿Qué diferencia hay entre un tablero y una herramienta con rentabilidad?
Un tablero puede coordinar tareas. Para saber si un contrato es rentable, necesitas registrar horas y costes de forma consistente, sea en el software o mediante un sistema contable enlazado.
¿El simulador guarda mis presupuestos?
No. Los cálculos se hacen en el navegador; puedes descargar un CSV. Al cerrar la página se pierde el estado y no se envían datos a Sofelyx.
¿Qué software conviene a una agencia pequeña?
Prueba primero un flujo de un cliente, dos responsables y aprobación de entregables. Evalúa después permisos externos, control de tiempos, exportación y precio para usuarios reales. No hay una marca universalmente adecuada.
Transparencia editorial
Fuentes oficiales consultadas y límites
Documentación revisada el 13 de octubre de 2026. Las funciones varían según edición y contrato; se deben confirmar por escrito para cada oferta. No hemos probado cuentas de pago, integraciones ni precios de terceros.