01 · Necesidad contable
Asientos, balances y permisos: qué exige una pyme
En una sociedad, el responsable financiero debe poder justificar de dónde sale cada saldo. Al cerrar el mes aparecen operaciones pendientes, facturas recibidas tarde, pagos sin conciliar, ajustes y preguntas de dirección. El software debe ayudar a revisar la secuencia, no esconder diferencias detrás de un dashboard.
El RD 1515/2007 regula las condiciones y exclusiones para aplicar el Plan General de Contabilidad de Pymes. Su elección exige comprobar el ámbito normativo y las circunstancias de la entidad; la etiqueta comercial «pyme» no resuelve esa decisión.
| Necesidad financiera | Prueba reproducible | Evidencia |
|---|---|---|
| Diario y mayor | Contabilizar factura y asiento corrector del mismo periodo. | Apuntes, cuenta, fecha, usuario y soporte. |
| Banco | Conciliar cobro parcial, comisión y devolución. | Movimientos pendientes y explicación de diferencias. |
| Balance y resultados | Generar informes tras un asiento de ajuste. | Trazabilidad entre detalle del mayor y saldos. |
| Varias sociedades | Cambiar entidad con usuario de permisos limitados. | Separación de diarios, exportaciones y accesos. |
| Cierre y bloqueo | Reabrir un periodo de prueba bajo autorización. | Historial del ajuste y responsabilidad asignada. |
| Asesoría o auditoría | Exportar diario, mayor y documentación del mes. | Formato que el receptor consigue importar y revisar. |
02 · Prueba de extremo a extremo
Un cierre mensual simulado y sus evidencias
Escenario ficticio: una distribuidora con 22 empleados, dos almacenes y una empresa jurídica. Tiene facturas de proveedores pendientes, cobros parciales y correcciones de inventario. La responsable contabiliza facturas, registra cobros y concilia el extracto. Después revisa asientos en cuentas de ingresos y gastos, pide justificar diferencias en existencias y bloquea el periodo aprobado.
La prueba debe conservar los datos antes y después de la corrección. Si un programa genera un balance correcto en pantalla pero no permite recuperar el detalle o saber quién modificó el asiento, hay un problema de control. El inventario y la valoración pueden necesitar un ERP de distribución, sujeto a sus propias pruebas.
Secuencia de trabajo sin automatismos ciegos
- Cerrar recepción de facturas y anotar qué documentos faltan.
- Validar series y rectificaciones para evitar documentos duplicados.
- Conciliar extractos y mantener partidas abiertas identificadas.
- Revisar ajustes y periodificaciones según criterio contable aplicable.
- Comparar diario, mayor y balance con las cuentas esperadas.
- Preparar documentación para revisión, aprobación y archivo.
03 · Checklist funcional
Comprobador local de estado del cierre
Checklist editable de cierre mensual, basada en un supuesto de organización, no en una obligación normativa de marcar estas diez tareas en este orden. Completa los controles demostrados; la descarga TXT recoge el trabajo pendiente. El contenido no abandona el navegador.
Las casillas solo reflejan tu declaración. No accedemos al banco, la AEAT ni al software contable, ni certificamos la calidad de ningún cierre.
04 · Controles de acceso
Multiempresa, responsabilidades y trazabilidad
Una misma licencia puede servir a varios usuarios, pero las tareas exigen perfiles distintos: quien introduce facturas, quien aprueba los pagos, quien realiza ajustes y quien consulta información de dirección. En una demo, pide crear usuarios de prueba y verifica que un perfil de consulta no altere datos.
Si existe más de una sociedad, revisa el alcance de cada suscripción y la separación de registros. Si hay distintas monedas, operaciones vinculadas o consolidación, encarga a la asesoría un pliego de requisitos antes de comparar funcionalidades. Evita prometer que un programa resuelve automáticamente procesos especializados.
| Área | Pregunta a proveedor | Cómo comprobarlo |
|---|---|---|
| Permisos | ¿Puedo separar contabilización, aprobación y lectura? | Dos cuentas de prueba con acciones distintas. |
| Multiempresa | ¿Se cobra por entidad y hay aislamiento de datos? | Crear dos compañías ficticias y exportar una. |
| Integración | ¿Qué ocurre si un documento se edita en facturación? | Modificar documento de prueba y revisar su asiento. |
| Historial | ¿Existe rastro de cambios y periodos bloqueados? | Corregir un asiento autorizado con trazas. |
| Salida | ¿Se descargan datos y adjuntos completos? | Exportar y abrir archivos en otro equipo. |
05 · Dato normativo
SII y documentación de fabricantes
El Suministro Inmediato de Información del IVA no aplica automáticamente a cualquier pyme. La AEAT identifica obligados en determinados regímenes de liquidación mensual y permite la incorporación voluntaria. Si te afecta, pregunta al proveedor por el tratamiento específico de registros y errores. Es una comprobación fiscal distinta del cierre del diario.
La documentación de Holded explica mecanismos para exportar asientos, mientras que la de Odoo documenta conciliación en una versión concreta. Estas fuentes muestran funcionalidades documentadas, pero no acreditan disponibilidad en todos los planes o una prueba realizada por Sofelyx. Valida tu versión, módulos y costes con el fabricante.
06 · Contratación
Coste de implantar, exportar y cambiar de sistema
Una prueba útil termina cuando el responsable contable aprueba el informe, no cuando el comercial acaba la demostración. Exige inventario de integraciones y dependencias de terceros, duración de la implantación, formación, política de copias, recuperación, soporte, exportaciones y condiciones de baja. El coste total puede cambiar mucho con usuarios, entidades o módulos adicionales.
Para comparar licencias frente a implantación, utiliza la calculadora de coste a 12 y 36 meses. Si el problema prioritario es solo organizar libros y justificantes de una persona física, la guía de autónomos trata ese uso sin mezclarlo con un cierre societario.
07 · Respuestas prácticas
Preguntas frecuentes específicas
¿Qué incluye un cierre contable mensual?
Revisión de facturas pendientes, conciliación bancaria, contabilización de ajustes aplicables, saldos de mayor, revisión de impuestos e informes para responsables. La secuencia depende de la empresa.
¿Todas las pymes aplican el PGC de Pymes?
No. El RD 1515/2007 regula condiciones para optar a este plan y exclusiones. El tamaño comercial de una pyme no basta para decidir el marco contable.
¿Una empresa con varias sociedades necesita multiempresa?
Si comparte personal financiero entre sociedades, necesita separar diarios, numeraciones, permisos y exportaciones por entidad. Verifica cómo se contratan y aíslan las sociedades.
¿El SII afecta a todas las pymes?
No. La AEAT define supuestos de aplicación obligatoria y adhesión voluntaria. No presupongas que tu empresa está incluida solo por usar software en la nube.
¿Basta con que los asientos cuadren?
No. Un asiento equilibrado puede estar imputado en una fecha o cuenta equivocada. La revisión debe incluir soporte documental, conciliación y criterios de registro.
¿Qué tiene que ver facturación con cierre contable?
Las ventas y compras son entradas de información para el diario, pero se requieren también cobros, pagos y ajustes. Prueba que las rectificaciones llegan al área contable sin duplicarse.
¿Qué prueba hacer con el asesor antes de migrar?
Solicita apertura de ejercicio, importación de diario, informe de mayores, conciliación y exportación de un mes ficticio. Confronta saldos de origen y destino antes de un cambio definitivo.
¿La checklist certifica que he cerrado la contabilidad correctamente?
No. Es una herramienta organizativa sin acceso a tu ERP, libros o archivos fiscales. El responsable contable debe validar cada evidencia y aprobar el cierre.
08 · Fuentes primarias
Normativa y documentación consultada
Consulta realizada el 13 de octubre de 2026. Las fuentes legales y los planes de fabricante pueden cambiar. No se han creado cuentas comerciales ni ejecutado pruebas de producto.
- BOE · Plan General de Contabilidad de Pymes (RD 1515/2007, consolidado)
- AEAT · Preguntas frecuentes sobre Suministro Inmediato de Información
- AEAT · Sistemas Informáticos de Facturación y VERI*FACTU (consultar avisos vigentes)
- Holded Academy · Importación y exportación de asientos contables (18/05/2026)
- Odoo · Documentación de conciliación bancaria, versión 19
- Sage España · Funcionalidades publicadas de Sage 50; sujetas a edición
Checklist organizativa; no sustituye la revisión contable o fiscal ni acredita que una empresa cumpla su régimen legal.