01 · Obligaciones
Qué libros necesita realmente un autónomo
Un autónomo suele comprar software para tres tareas inmediatas: emitir facturas, guardar justificantes y dar al despacho información limpia. Pero el alcance de los libros depende de la actividad y el régimen. La AEAT diferencia, entre otros supuestos, empresarios en estimación directa simplificada y profesionales en estimación directa.
| Situación | Registros que señala la AEAT | Verificación en el software |
|---|---|---|
| Empresario en estimación directa simplificada | Ventas e ingresos, compras y gastos y bienes de inversión. | Exportación por ejercicio y correcciones rastreables. |
| Profesional en estimación directa | Ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones de fondos y suplidos. | Tratar suplidos con categoría y justificante; comprobar con asesor. |
| IVA en régimen general | Libros de facturas expedidas y recibidas, y otros según supuestos. | Verificar series, fechas, rectificativas y datos necesarios. |
| Otros regímenes o actividad mercantil | Las obligaciones pueden variar según régimen y naturaleza de la actividad. | No aplicar una plantilla fiscal universal; confirmar alta y casuística. |
El software debe representar tu régimen real. Una casilla llamada «impuestos» no garantiza que el fichero exportado contenga la información exigida.
02 · Escenario didáctico
Conciliación de 20 movimientos: cómo detectar incidencias
Prepara veinte cargos y abonos inventados para una demostración: ingresos de clientes, pagos a proveedores, comisiones, una devolución y dos movimientos sin soporte documental. Para cada línea exige que la herramienta permita identificar el origen, vincular un justificante y dejar una incidencia pendiente sin forzar su contabilización.
Una conciliación encuentra correspondencias entre el banco y la información registrada, pero la decisión de imputar un gasto, practicar una retención o aceptar un documento tiene reglas diferentes. Si el sistema empareja por importe, prueba dos facturas con el mismo total y observa cómo evita asignaciones equivocadas.
| Caso de la prueba | Qué observar | Qué no debe darse por supuesto |
|---|---|---|
| Ingreso de 242 € con factura | Importe, fecha, cliente, número y cobro asociado. | Que el cobro corresponda a una venta concreta sin verificar referencias. |
| Pago a proveedor de 60 € | Factura disponible, cuenta y medio de pago. | Que toda salida bancaria sea un gasto deducible. |
| Comisión bancaria | Movimiento sin factura comercial ordinaria. | Que deba clasificarse como compra con IVA. |
| Abono y devolución | Enlace con operación anterior y fecha. | Que anular o rectificar borre el histórico. |
| Movimiento sin documento | Estado pendiente y aviso visible al asesor. | Que un algoritmo de coincidencia resuelva la falta de prueba. |
03 · Herramienta local
Simulador de justificantes y descarga CSV
Esta tabla genera veinte movimientos totalmente ficticios en tu navegador. Cambia los justificantes marcados para comprobar cuántos siguen pendientes; los importes son ejemplos didácticos, sin identificación fiscal real. Puedes descargar un CSV de este escenario, pero no cargues movimientos de clientes ni cuentas reales.
| # | Concepto simulado | Importe (€) | Referencia | Justificante vinculado |
|---|
El total numérico es solo una suma de movimientos ficticios con signo. No equivale al beneficio, IVA, rendimiento fiscal ni saldo bancario real.
04 · Flujo mensual
De la factura al envío de libros a la gestoría
El circuito mínimo comienza al generar una factura, adjuntar una compra, controlar el pago y cerrar el mes con un libro exportado. Acuerda con el asesor qué documentos son necesarios, en qué fecha se entregan y cómo se corrige un asiento ya incluido en una exportación anterior. Mantén registro del cambio para que ambas partes trabajen sobre la misma versión.
Un mes de autónomo, paso a paso
- Crear facturas de prueba con números y fechas que permitan identificar la serie.
- Registrar una compra con justificante y comprobar que se reconoce el proveedor.
- Importar extracto de ensayo y localizar movimientos sin soporte.
- Revisar provisiones y suplidos, si aplican a la actividad profesional.
- Generar libros de ingresos y gastos separados por periodo.
- Entregar los documentos al despacho y registrar dudas de imputación.
Pregunta a la asesoría si prefiere CSV, Excel u otro formato y qué columnas exige. Las mismas palabras en dos programas no aseguran archivos interoperables.
05 · Comprar con criterio
Comparativa por tipo de actividad
En la evaluación prioriza una exportación comprobable sobre promesas genéricas. Para quien emite pocas facturas, importar documentos manualmente puede ser razonable; cuando llegan recibos por varios canales, interesa el flujo de captura, corrección y validación. La banca integrada añade comodidad, pero también hay que verificar compatibilidad, permisos y seguridad.
| Perfil | Prioridad razonable | Pregunta de demostración |
|---|---|---|
| Profesional que factura servicios | Libros, justificantes, suplidos cuando corresponda | ¿Puedo sacar un libro con el periodo y las columnas de la asesoría? |
| Autónomo con comercio pequeño | Ventas, compras, conciliación y caja | ¿Cómo se detectan cobros repetidos y rectificaciones? |
| Autónomo con inversión en equipos | Bienes de inversión y seguimiento documental | ¿Dónde quedan fechas de compra, valor e información requerida? |
| Trabaja con asesoría que usa otro sistema | Exportaciones y roles | ¿Puede el despacho validar el archivo antes de contratar? |
Contasimple, Holded y otros productos son candidatos para investigar, no ganadores por defecto. Solicita la edición concreta, evidencia de las funciones anteriores y presupuesto completo.
06 · Cambio de programa
Qué revisar antes de contratar o migrar
Antes de la migración, conserva una exportación histórica de libros y facturas, documenta cómo se gestionan justificantes duplicados y separa las tareas del titular y del asesor. Si el proveedor guarda adjuntos, solicita su formato de descarga y qué sucede al cancelar la suscripción. No confíes solo en capturas de pantalla.
Además, las reglas de los sistemas de facturación no sustituyen las obligaciones contables ni los libros fiscales. La AEAT diferencia ambas materias y mantiene avisos de calendario en su portal oficial. Comprueba el estado normativo en la fecha de la contratación.
07 · Respuestas prácticas
Preguntas frecuentes específicas
¿Qué libros necesita un autónomo en estimación directa simplificada?
Según AEAT, un empresario en estimación directa simplificada mantiene registros de ventas e ingresos, compras y gastos y bienes de inversión. Los profesionales en estimación directa tienen además reglas propias para provisiones de fondos y suplidos.
¿Un profesional y un comerciante llevan los mismos libros?
No necesariamente. La AEAT diferencia actividades profesionales de empresariales; además influyen el régimen de IRPF y las obligaciones de IVA. Confírmalo para tu alta censal.
¿Puedo enviar los gastos a mi asesor desde cualquier app?
Solo si exporta los campos y justificantes que necesita tu despacho. Pide una muestra de libro y adjuntos antes de pagar una anualidad.
¿La conciliación bancaria equivale a deducir un gasto?
No. Que banco y documento coincidan no decide su deducibilidad, imputación ni naturaleza. Esa valoración exige documentación y criterio fiscal aplicable.
¿Qué hago con un cargo sin factura o justificante?
Márcalo como pendiente de documentación; no lo conviertas automáticamente en gasto fiscal. Solicita al emisor el documento cuando proceda y consulta con tu asesoría.
¿Necesito un ERP para emitir diez facturas al mes?
En muchos casos puede bastar un programa de facturación y registros bien organizados. Evalúa la complejidad real, el asesor y tus obligaciones antes de implantar módulos adicionales.
¿Cómo se comprueba una importación de movimientos?
Usa operaciones ficticias con varios casos: factura cobrada, gasto con justificante, devolución y comisión. Compara importes y fechas y anota discrepancias en la prueba.
¿El ejemplo interactivo envía mis datos a Sofelyx?
No. La simulación se ejecuta en este navegador, con datos inventados, y el CSV solo se genera al pulsar descarga. No introduzcas datos fiscales reales.
08 · Fuentes primarias
Normativa y documentación consultada
Consulta realizada el 13 de octubre de 2026. Las fuentes legales y los planes de fabricante pueden cambiar. No se han creado cuentas comerciales ni ejecutado pruebas de producto.
- AEAT · Obligaciones contables y registrales de actividades económicas (IRPF)
- AEAT · Libros registro y obligaciones según el régimen de IVA
- AEAT · Sistemas Informáticos de Facturación y VERI*FACTU (consultar avisos vigentes)
- Holded Academy · Conciliación bancaria
Ejemplos ficticios. Las obligaciones dependen de actividad, tributación y características de cada persona; confirma con la AEAT y la asesoría.